O Jurídico da empresa está pedindo um e-mail, e agora?

Acredito que você já passou por uma situação onde teve que recuperar um backup para encontrar algum e-mail especifico para um usuário.

Isso é algo que nós da TI torcemos para que não aconteça…parar o que estamos fazendo para voltar backups de emails.

É uma tarefa ingrata.

Quando o solicitante for a Diretoria ou setor Jurídico, então, precisamos localizar o e-mail para ontem.

O problema é saber quando o email foi enviado?
Para quem e por quem foi enviado?
Qual o conteúdo do email?
Tinha anexo ou não?

Digamos que o usuário quer um e-mail enviado ano passado, mais ou menos em novembro, que continha anexo uma proposta comercial…

Para fazer isso precisamos ir restaurando o backup dia-a-dia e torcer para ser mesmo em novembro…e torcer ainda mais para que o usuário não tenha limpado os “Itens Enviados”.

Não é uma tarefa fácil…ir restaurando backup dia após dia, até tentar encontrar o digo cujo.

O backup não foi feito para isso…Então o que funciona?

A resposta é Archiving!

Geralmente achamos que Backup e Archiving são a mesma coisa mas não são nada parecidos.

Hum, então qual a diferença?

Ferramentas de archiving foram criadas para servir como um “Google” para buscar emails.

Consideramos que o email é um tipo de dado “não estruturado” (um exemplo de dado estruturado é um banco SQL), então o que esse tipo de ferramenta faz é estruturar (indexar) todos os campos do email, como as dezenas de campos do header, conteúdo do body, anexos, etc.

Assim podemos fazer buscas por quaisquer partes do e-mail, inclusive pelo conteúdo dos anexos.

Por exemplo, procurar por um arquivo do Word (.doc) que contém determinado CPNJ, ou um arquivo PDF que contém o conteúdo “proposta comercial”, ou também uma planilha, e por aí vai.

Mas melhor mesmo é conseguir criar uma acesso para o usuário faça as buscas que necessitar, isso além de economizar tempo e evita que a TI se envolva em questões de outras áreas.

Outro exemplo, o gerente de RH pode buscar emails para alguma ação trabalhista ou o Jurídico da empresa fazer a pesquisa que quiser, sem precisar que a TI tenha conhecimento ou se envolva nessas situações.

Gerentes de TI já relataram para nós que passaram por algum solicitação para buscar emails que o Jurídico precisava para processo administrativo, judicial ou trabalhista, então isso reflete o valor de arquivar e conseguir buscar rapidamente emails corporativos.

Uma ferramenta de archiving de e-mail facilita a vida de quem precisa entregar esses dados em um prazo determinado, além de fazerem compressão de dados de até 60% do espaço utilizado com emails, economiza storage, criptografia e evita duplicação de mensagens.

Além dessas situações temos ainda o Marco Civil da Internet que exige o arquivamento de conteúdo, mas esse texto já está bastante longo e deixamos para o próximo post.

Esperamos que este post tenha trazido alguns insights para você. Bom trabalho!


PS: Se você é Gerente de TI ou analista e está envolvido com Cyber Segurança na sua empresa, temos uma lista exclusiva com Boas Práticas e Procedimentos que NÃO publicamos no blog. Se quiser receber esse material exclusivo por favor deixe seu email abaixo:

2018-10-05T00:58:23+00:00